1. Управление в сфере архивного дела

В 2016 году деятельность отдела по делам архивов администрации муниципального района город Нея и Нейский район была направлена на реализацию задач, предусмотренных в «Основных направлениях развития архивного дела» в отделе по делам архивов администрации муниципального района город Нея и Нейский район Костромской  на 2016 год и в соответствии с рекомендациями  комитета по делам архивов Костромской области.

В отчетном году отдел по делам архивов по-прежнему являлся органом управления архивным делом на территории муниципального района город Нея и Нейский район и выполнял полномочия муниципального архива по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных фондов, относящихся к государственной и муниципальной собственности. Структура отдела за отчетный период не изменялась.

В отчетном году отделом по делам архивов администрации муниципального района город Нея и Нейский  район подготовлено  2  распоряжения главы администрации муниципального района город Нея и Нейский район;

-  «Об упорядочении документов в организациях источниках комплектования и передачи документов на хранение в отдел по делам архивов администрации муниципального района город Нея и Нейский район Костромской»; от  14 января  2016года №  2-р;

- "Об утверждении графика предоставления номенклатуры дел на 2016 год организациями-источниками комплектования архива администрации  муниципального района город Нея и Нейский район" (от  4 марта2016 № 98-р);

Проведено 2 семинара, с главами сельских поселений и ответственными за архив в организациях источников комплектования отдела по делам архивов администрации муниципального района г. Нея и Нейский район по итогам работы за 2015год и о перспективах развития архивного дела на 2016 год. 

Оказана практическая помощь 10 организациям источникам комплектования по вопросам делопроизводства (ведению наблюдательных дел в организациях, составлении номенклатур и описей).

 

  1. Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации документов Архивного фонда.

В 2016 году помещений в эксплуатацию под архивохранилища не введено, т.к заполняемость архива составляет 70%.
Протяженность полок в настоящее время составляет 579 погонных метров.
В отделе по делам архивов разработаны инструкция по противопожарной и охранной безопасности, общий порядок действий при пожаре.
В 2016 году отделом выполнялись показатели годового плана по обеспечению сохранности и улучшению физического состояния документов.
Специалисты отдела по делам архивов занимались картонированием документов. Всего на 01.01.2016 года в коробах находилось 8640 ед.хр. В течение года в короба помещено – 2000 ед. хр. (ф.  47. о.1 –  нейская нотариальная контора).  В результате на 01.01.2017 находится в коробках  10640 ед.хр. Проводилась работа по обеспыливанию документов, всего обеспылено –   10 фондов 595 ед.хр.

Проведены плановые проверки наличия   дел    10 фондов   595 ед.хр
В результате проверки наличия документов составлены  10 актов, 50 дел  подшиты.
По итогам года составлен паспорт отдела по делам архивов на 01.01.2017 и объяснительная записка к нему.
В 2016 году в ПК «Архивный фонд» внесены сведения о; 
- 3 фондах;
-  68 описях;
- 1778 единиц хранения.

Таким образом,  на 01.01.2017 в ПК «Архивный фонд»  внесены сведения о:
-  144 фондах, что составляет   100% от общего объема;
- 169 описей, что составляет 100% от общего объема;
- 1778 единиц хранения, что составляет 10.5 % от общего объема.

 

  1. Формирование Архивного фонда Российской Федерации.
    Взаимодействие с организациями – источниками комплектования.

В 2016 году проводилась работа по уточнению списка организаций - источников комплектования отдела по делам архивов.  Исключены из списка источников комплектования  организации:
-  СПК «Колос»» Нейского района

Таким образом, на 01.01.2017 год в списке источников комплектования значится 36 организаций.
В отчетном году на хранение поступило:
- 230 ед. хр. управленческой документации от 8 организаций;

  1. Нейский лесхоз 2 ед.хр за 2013
  2. Администрация Михалевского сельского поселения 60  ед.хр за 2006-2009
  3. Администрация Коткишевского сельского поселения 26 ед.хр за 2010-2011
  4. Администрация Кужбалького сельского поселения 25 ед.хр за 2008-20109
  5. Администрация Фуфаевского сельского поселения 1 ед.хр за 2000
  6. Администрация Номженского сельского поселения 4 ед.хр за 2006
  7. Фин. управление администрации муниципального района г. Нея и Нейский район77 ед.хр 2006-08
  8. ОКУ «Социально-реабилитационный центр для несовершеннолетних 35 ед.хр 1995-2010

 

- 1145 ед.хр по личному составу от 6 ликвидированных организаций

  1. СПК «Солтановский» – 163 ед.хр
  2. СПК «Вожеровский» -104 ед.хр
  3. ГОУ «Нейский детский дом» -318 ед.хр
  4. МУП «Неяжилкомсервис» -1 ед.хр
  5. Нейский филиал ГПКО «Костромахозлес»- 72 ед.хр
  6. Нейский узел связи -487 ед.хр

Документы приняты по утвержденным описям ЭПК комитета по делам архивов Костромской области.

 В Архивный фонд Российской Федерации включено:
- 483ед. хр. управленческой документации от 8 организаций;
- _____ ед. хр. научно-технической документации от ____ организаций;
- _____ ед. хр. документов личного происхождения от ____ граждан;
- _____ ед. хр. фотодокументов от _____ граждан, от ____ организаций;
- _____ ед. хр. видеодокументов от _____ организаций.

  1. Избирательная комиссия муниципального района г.Нея и Нейский район 247 ед.хр  2010-15
  2. Собрание депутатов муниципального района г.Нея и Нейский район 27 ед.хр 2015
  3. Администрация муниципального района г.Нея и Нейкий район 54 ед.хр 2008-2010
  4. Администрация Михалевского сельского поселения  47 ед.хр 2010--2012
  5. Совет депутатов городского поселения г.Нея 19 ед.хр 2011-2015
  6. Отдел экономики 18 ед.хр 20108-2013
  7. Администрация Кужбальского сельского поселения 37 ед.хр 2010—2012
  8. Администрация Еленского сельского поселения 34  ед.хр 2010--2014

 

 9 описей по личному составу объемом 636ед. хр.;

  1. Избирательная комиссия муниципального района г.Нея и Нейский район 12ед.хр 2010-15
  2. Собрание депутатов муниципального района г.Нея и Нейский район 4ед.хр 2015
  3. Администрация муниципального района г.Нея и Нейкий район 5ед.хр 2008-2010
  4. Администрация Михалевского сельского поселения  6 ед.хр 2010--2012
  5. Совет депутатов городского поселения г.Нея 4ед.хр 2011-2015
  6. совхоз «Вожеровский» 104 ед.хр 1059-2012
  7. Администрация Кужбальского сельского поселения 6 ед.хр 2010—2012
  8. Администрация Еленского сельского поселения 8 ед.хр 2010—2014
  9. Нейский узел связи 487 ед.хр 1937-2006

 

 Согласовано 5  номенклатур дел:

  1. Администрация Еленского сельского поселении.
  2. Городское поселение город  Нея.
  3. Администрация муниципального района г.Нея и Нейский район.
  4. Редакция газеты «Нейские вести» 
  5. ОКУ «Социально-реабилитационный центр для несовершеннолетних

 

 Согласовано 6 инструкций по делопроизводству.
 В течении года оказывалась методическая помощь организациям - источникам комплектования:

- при подготовке описей дел и номенклатур дел

  1. Администрация Солтановского сельского поселения 
  2. ОКУ «Социально-реабилитационный центр для несовершеннолетних
  3. Районному собранию депутатов муниципального района г.Нея и Нейский район
  4. Отдел экономики администрации муниципального района г.Нея и Нейский район
  5. Администрации Тотомицкого сельского поселения
  6. Администрации муниципального района г.Нея и Нейский район

 

В  2 организациях – источниках комплектования проведены 2 комплексные проверки наличия документов постоянных сроков хранения: (Лесхоз,  городское поселение город Нея). Проведены 2 контрольные проверки   в администрациях  Еленского и Коткишевского сельских поселений.

В результате составлены акты по проверке, условия хранения дел удовлетворительные.

 

Проведена выверка итоговых записей – 12 описей 25 записей.
Проводилась работа по ведению наблюдательных дел организаций источников комплектования – 6 дел.
Проведена переработка описей одного фонда -300 ед.хр
Продолжалась работа по заполнению базы данных «Архивный фонд» занесено3 фонда и 68 описей

  1. 4. Предоставление информационных услуг и использование документов.

В течение года в отдел по делам архивов поступило 400 социально-правовых запросов, исполнено 400, (в том числе в установленные законодательством сроки 400 запросов), с положительным результатом 360 запросов. 

Поступило 50 тематических запросов, исполнено 50 в том числе (в установленные законодательством сроки 50 запросов), с положительным результатом 39 запросов.

Совместно с работниками пенсионного фонда проводилась работа по подтверждению пенсионного стажа. Проведено 9 совместных проверок по результатом которых составлены акты.

Из хранилищ отдела по делам архивов было выдано  1500 ед. хр., в том числе:

- сотрудникам отдела по делам архивов (за исключением работ  по обеспечению сохранности и их учету) – 1500 ед. хр.

 

  1. Научно-техническая информация.
    Повышение квалификации кадров.

В 2016 году продолжалась работа по внедрению в практическую деятельность отдела по делам архивов «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук».

В течении года специалистами отдела изучался   перечень типовых управленческих документов образующихся в деятельности организаций, других методических документов.

Руководитель отдела по делам архивов принял участие в совещании-семинаре комитета по делам архивов Костромской области «Теория и практика архивного дела».

Для специалистов организаций – источников комплектования было организовано два семинара - перспективы развития отдела по делам архивов на 2016 год и по итогам работы за 2015год отдела по делам архивов. Для учащихся  школ г.Нея   проведена ознакомительная экскурсия о работе архива с целью профориентации учащихся.   Подготовлена  статья в газету «Нейские вести» к профессиональному празднику «Дню архивов» и информация по работе архивов.  

Зав. отделом принимала участие в встрече с общественной ветеранской организацией   по вопросам социального обеспечения ветеранов. Отделом была проведена встреча с  учащимися автотранспортного колледжа посвященная Дню комсомола.

 

  1. Материально-техническая база. Финансирование

Финансирование отдела по делам архивов в отчетном году осуществлялось из следующих источников:

  - субвенции из областного бюджета -   451600,00 руб.